[서비스 기획 숙련] 기획(PM) : 킥오프_ 실무 소프트 스킬
1. 킥오프라는건 무슨 뜻인가요?
프로젝트의 첫 단계로, 프로젝트가 공식적으로 시작되는 순간
이 단계에서 PM은 프로젝트의 목표, 범위, 일정, 예산 등 핵심적인 사항들을 팀과 이해관계자들에게 명확히 전달하고, 프로젝트의 성공적인 진행을 위한 기반을 마련합니다. 킥오프는 또한 프로젝트에 참여하는 모든 사람들이 같은 목표를 향해 나아가도록 유도하는 중요한 의사소통의 순간입니다.
2. 킥오프 미팅에서 다루어야 할 핵심 요소들:
프로젝트 목표 : 무엇을 달성할 것인지
>> 이걸 명확하게 해야 팀원들이 같은 목표를 향해 일하고 달릴 수 있다.
튜터님이 처음 킥오프 미팅에 들어가 목표를 들었을때 "...저걸 왜말해?" 라고 생각했다고 한다. 근데 이게 얼마나 많이 영향을 미치는지 일하며 깨달으셨다고 한다.
목표 : 500M달리기입니다.
사람 1: 다치지 않고 천천히 가장
사람 2: 빠르게! 빠르게! 빠르게
구체적으로 공유하지 않으면, 이런 사람마다 오류가 생길수있다.
예시 : - 신규 제품의 출시로 시장 점유율을 5% 증가시킨다.
- 사내 업무 프로세스를 자동화하여 연간 500시간을 절감한다.
프로젝트 범위 : 프로젝트에서 다룰 작업과 다루지 않을 작업
>> 범위가 명확하지 않으면 방향을 자꾸 잃게 된다. 500M달리기가 목표인데 넘어져 있는 팀원을 일으켜 세울 수 도있을거고 나라도 먼저갈수있는 등 여러 변수를 처치하는 방법이 달라짐
예시 : - 포함된 작업 : 웹사이트 디자인 및 개발, UX/UI 테스트, 사용자 교육 자료 제작.
- 제외된 작업: 서버 유지보수, 고객 지원 서비스 제공, 모바일 앱 개발.
예시:
일정 : 주요 마일스톤과 기한예시 :- 요구사항 분석 및 설계 - 2024년 1월 1일 ~ 1월 15일- 개발 및 테스트 - 2024년 1월 16일 ~ 2월 28일- 최종 검토 및 배포 - 2024년 3월 5일
팀 구성 : 각 팀원의 역할과 책임
>> 기획, 디자인, 개발이 협업한다 했을때 무자르듯 역할이 나뉘지 않는 경우가 많다. 팀원간의 역학과 책임을 명확하게 해놓고 가야한다.
예시 :
-PM : 서윤정(프로젝트 상세 기획, 전체 관리 및 일정 조율, 사용자 교육 자료 제작 , UX/UI 테스트)
-디자이너 : 김스파(웹사이트 디자인 및 UX/UI 개선, UX/UI 테스트)
-웹 개발 : 박르타 서버 개발 : 최내일
-QA : 이배움(테스트 계획 수립 및 수행)
커뮤니케이션 방법 : 프로젝트 진행 중 정보 교환 방법
>> 나와 너의 정보를 어떻게 교환하고 공유할거야, 라는 방법 정의(지라, 슬랙, 위키 등등)
예시 :
-회의 : 매주 월요일 오전 10시 진행되는 주간 회의
-도구 : 슬랙을 통한 일상적인 소통, 이메일로 주요 의사결정 사항 전달
-보고서 : 프로젝트 진척 상황은 매주 금요일 오후 5시에 이메일로 보고
리스크 및 이슈 : 잠재적인 리스크와 해결 방안
>> 킥오프 미팅이 시작한 뒤 논의 될수 있는 부분 + 진행하며 나타난 리스크 말할 수도있음
예시 :
이슈 : 개발자 수가 부족하여 일정이 지연될 위험이 있음 → 추가 인력 투입 또는 일정 재조정
기대 사항 : 이해관계자의 요구 사항과 프로젝트 결과물에 대한 기대
사람들은 다 각자의 배경과 환경에서 자라와서 나와 같은 생각을 하는 경우는 거의 없음. 범위를 설정했음에도 어떤 결과물이 나와야한다는 기대까지 공유가 되어야한다.
예시 :
- 웹사이트 리뉴얼 후 사용자 참여도 20% 증가
3. 킥오프의 중요성
킥오프 미팅은 프로젝트의 성공적인 시작을 위한 기초를 다지기 때문에 매우 중요합니다. 킥오프가 제대로 이루어지지 않으면, 프로젝트 중간에 혼란이나 목표 불일치, 일정 지연 등이 발생할 수 있습니다.따라서 이런걸 막기위해 위의 항목들을 잊지말고 진행해야한다.
✅ 명확한 목표 설정
- 킥오프 미팅을 통해 프로젝트의 목표와 범위가 명확히 정의되고, 팀원들은 프로젝트가 무엇을 목표로 하는지 정확히 이해하게 됩니다.
- 모든 참여자가 프로젝트의 성공적인 결과물을 구체적으로 인식함으로써 목표 달성에 더 집중할 수 있습니다.
✅ 예상되는 리스크 및 문제 예방
킥오프 미팅에서 예상되는 리스크를 식별하고, 이에 대한 대응 전략을 마련할 수 있습니다. 이렇게 하면 문제가 발생했을 때 빠르게 대응할 수 있는 준비가 되어 있습니다.
예시 : 일정 상의 문제나 기술적 난제, 자원 부족 등 미리 파악할 수 있는 위험 요소 공유
✅ 팀 간 협업 촉진
- 팀원들은 각자의 역할과 책임을 이해하고, 협업의 중요성을 인식하게 됩니다. 이를 통해 프로젝트 중 발생할 수 있는 갈등을 예방하고, 팀원들이 효율적으로 협력할 수 있는 환경이 조성됩니다.
- 각 팀이 프로젝트에 기여하는 바를 명확히 함으로써, 전체적인 시너지 효과를 기대할 수 있습니다.
✅ 이해관계자와의 기대 일치
- 킥오프는 프로젝트의 이해관계자와 팀 간의 기대를 일치시키는 중요한 기회입니다. 프로젝트의 목표, 일정, 범위 등이 명확히 정의되면, 이해관계자들이 가진 기대와 우려를 미리 파악하고, 이에 맞춰 조정할 수 있습니다.
- 프로젝트 초기 단계에서 명확한 커뮤니케이션을 통해 후속 작업에서 발생할 수 있는 오해나 갈등을 최소화할 수 있습니다.
서비스 기획자의 뷰티컬리로 확장하기
우선순위를 나눠 정복하고, 원팀으로 협업하기
helloworld.kurly.com
[서비스 기획자의 뷰티컬리로 확장하기 발췌]
프로젝트 팀 내에서의 협업은, 기획보다 더 어려운 영역인 것 같습니다 🥲
제가 중요하게 생각하는 것과, 경험 몇 가지를 말씀드리자면
1) 가장 첫 번째는 올바른 문제 정의로 우리가 왜 이것을 해야 하고, 어떤 목표를 가지고 있는지, 같은 방향을 바라볼 수 있게 중심점을 잡아주는 것이 중요하다고 생각합니다. => 위에 킥오프 포스팅에 적은 내용
무엇을 어떻게 하는지 보다도 이것을 왜? 어떤 목표로? 하는지에 대한 이해가 서로 다른 프로젝트 팀이라면, 기대 결과가 다르게 나오는 것이 빈번하기 때문입니다.
2) 두 번째는, 이해관계자 눈높이에 맞춘 커뮤니케이션이라고 생각합니다.
경영진에게는 매출과 사업적인 관점에 초점을 맞춰 커뮤니케이션을 해야 하지만, 같은 방법으로 타 직군과 커뮤니케이션을 하면 소통하기 어렵겠죠. 타 직군에게는 그 직군에 맞춰 서로의 언어를 통역해서 그 중간다리 역할을 해주어야 한다고 생각합니다.
3) 세 번째는, “과정은 험난했지만, 끝은 아름답게" 마지막이 중요한 이유. (= 회고 미팅)
결국 우리의 다 같은 바람은 고객들에게 필요한 제품을 잘 만들어서 성과를 만들고, 그 제품과 내가 성장하며 그 여정을 함께하는 사람들과 성장하는 것일텐데요! 이 여정을 함께한 사람들과 성장하기 위해서는 어떻게 마무리를 하는 것이 좋을까요?
ex)다트머스 대학의 에이미 교수 연구팀은 DVD 증정 실험을 했습니다.
🅰️ 인기 영화를 1개 본 그룹 (WIN)
🅱️ 인기 영화를 1개 보고 난 뒤, 비 인기 영화를 추가로 1개 더 본 그룹
B 그룹이 DVD를 2장을 받았지만, 결과적으로 만족도는 A 그룹의 만족도가 더 높았습니다. 상대적으로 덜 즐거운 경험으로 끝난다면 전체적인 만족도도 낮아지기 때문이라고 해요.
프로젝트도 과정은 험난했지만, 끝은 아름답게 마무리 해보면 어떨까요?
동료들의 건설적인 피드백과, 프로젝트의 레슨런도 물론 중요하지만 가장 우선은 자신을 되돌아볼 수 있도록 4Ls의 회고 방식을 통해 좋았던 것(Liked), 부족했던 것(Lacked), 배운 것(Learned), 원했던 것 (Longed for)으로 회고하였는데
여기서 4Ls를 좀 더 재밌는 방식으로, 저는 회고 보드게임을 진행하였습니다.
🧩 보드판: 직접 제작 / 사용 도구: Marimba
주사위를 굴려 내가 좋았던 것 칸에 걸리면 좋았던 것을 이야기하고, 부족했던 것 칸에 걸리면 부족했던 것을 이야기하는 방식으로 진행했는데요.
“버그 발생” 칸이나 “기획서가 변경됐어요” 칸에 걸리면 다시 처음으로 이동시키기도 하고 🧑🏻💻
중간 중간 "럭키 카드"나 "함정 카드"를 넣어 뷰티컬리 상품이나 돈독한 동료애를 다질 수 있도록 커피 사주기 카드를 넣기도 했습니다!
약간의 보상과 재미를 더해 프로젝트 팀원의 참여율을 높이면서 즐겁게 프로젝트를 돌아볼 수 있었던 회고 경험이었습니다.
해당 예시가 위의 맥락과 같다. 같이 일하는 사람들이 같은 생각을 할거란 기대는 버려야하며, 눈높이를 맞추는 것에 대한 이야기를 하고있다.
4. 킥오프의 진행방법
- 목표 설정: 프로젝트 목표, 범위, 일정, 예산 등 중요한 요소를 명확히 정의하고 준비합니다. 이를 통해 미팅에서 중요한 정보가 빠짐없이 전달될 수 있습니다.
- 참석자 선정: 프로젝트에 중요한 영향을 미칠 수 있는 사람들(팀원, 주요 이해관계자 등)을 초대합니다. 프로젝트에 관련된 모든 주요 인물들이 참석해야 합니다.(프로젝트가 커질수록 필요인원이 늘어나서 참석자 검토 잘해야한다.)
- 자료 준비: 발표할 자료와 문서(프로젝트 계획서, 일정표, 리스크 관리 계획 등)를 미리 준비합니다.
(최소 2~3일 전에는 자료를 만들어서 공유드리면 이슈나 리스크등의 깊은 논의, 깊이있는 긱오프가 된다.) - 미팅 목적 정리: 미팅의 목적과 기대 결과를 사전에 명확히 설정하고, 이를 참석자들에게 사전 안내합니다.
(프로젝트가 복잡해지거나 커지는 케이스에 이 미팅의 목적을 미리 정리하지 않으면 해야할 이야기가 너무 많아서 "원래 우리하려고한거 뭐였지? 아무것도 못끝냈어."가 되기 때문에 목적을 명확히 해야한다)
5. 킥오프 미팅 진행
5-1. 프로젝트 개요 및 목표 공유
PM은 프로젝트의 비전과 목표를 분명히 전달합니다. 이때, 프로젝트의 목표가 왜 중요한지, 왜 이 프로젝트가 진행되는지를 팀원들에게 설득력 있게 설명합니다.
예시 : 이번 프로젝트는 고객의 경험을 개선하기 위한 것입니다. 우리는 새로운 기능을 통해 사용자 만족도를 30% 향상시킬 목표를 가지고 있습니다.
5-2. 프로젝트 범위 및 일정 소개
PM은 프로젝트의 범위와 주요 일정(마일스톤)을 소개합니다. 각 팀원들이 맡은 역할을 명확히 하고, 프로젝트의 각 단계에서 무엇을 해야 하는지 설명합니다.
예시 : 프로젝트는 6개월간 진행되며, 첫 번째 배포 목표(희망) 일정은 6/7(목) 입니다.
5-3 팀 구성 및 역할 설명
팀원들의 역할과 책임을 구체적으로 설명합니다. 각 팀원이 자신의 역할을 명확히 이해하고, 협업할 수 있도록 돕습니다.
예시 : 개발팀은 기능 구현과 코드 리뷰를 담당하고, 디자인팀은 UI/UX 설계를 맡습니다. 마케팅팀은 최종 제품 출시 후 캠페인 계획을 세웁니다.
5-4 리스크 관리 및 문제 해결 방안 논의
예상되는 리스크나 문제를 공유하고, 이를 해결하기 위한 계획을 설명합니다. 문제가 발생했을 때의 대응 방법도 미리 논의합니다.
예시 : 우리 프로젝트에서 가장 큰 리스크는 기술적인 문제입니다. 이를 해결하기 위해 매주 기술 점검 회의를 개최하고, 문제가 발생하면 즉시 해결책을 마련할 것입니다.
5-5 커뮤니케이션 계획 및 도구 소개
팀 간 커뮤니케이션 방법과 도구를 공유합니다. 정보 공유가 원활하게 이루어질 수 있도록, 어떤 도구(슬랙, 이메일, 프로젝트 관리 툴 등)를 사용할지 정하고, 이를 팀원들이 잘 사용할 수 있도록 안내합니다.
예시 : 우리는 모든 업무와 일정 관리를 jira로 할 것이며, Slack을 통해 팀 내 빠른 의사소통을 진행할 예정입니다.
5-6 질문과 의견 수렴
팀원들이나 이해관계자들의 질문을 받고, 필요한 의견을 수렴하는 시간을 가집니다. 모든 사람이 동일한 이해도를 가질 수 있도록 합니다.
예시 : 혹시 프로젝트 진행에 대해 추가적인 질문이 있으면 지금 말씀해 주세요.
6. 킥오프 미팅 후
- 미팅 기록 공유: 킥오프 미팅에서 논의된 주요 사항을 회의록으로 작성하여, 참석자들과 공유합니다. 이를 통해 모든 참여자가 동일한 정보를 갖도록 합니다.(나를 믿지 말고 내가 적은 기록을 믿어라)
- 액션 아이템 정리: 미팅에서 결정된 사항이나 행동 항목을 목록화하여 각 팀에 전달하고, 진행 상황을 추적합니다.
(우리가 이 미팅을 통해 다음 액션 아니템을 도출한게 뭐야? >> 프로젝트가 가는 방향이 제시된다.)