[아티클 분석]비지니스 커뮤니케이션의 기본

커뮤니케이션은 형태가 없기때문에 '이렇게 해야만 해!' 라고 정해져있다고 보기엔 어려운 측면이 있다. 그래서 경험치가 중요하다. 일상에서도 그럴진데 회사에선 더욱 그렇다. 

그래서일까, 권자경 튜터님께선 당신께서 느낀 지점들을 나에게 공유해주셨다.

 

오늘 포스팅에선 그렇게 말씀해주신 부분에 대해 이야기해보려한다

 

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PM이 아니어도, 인생은 결국 커뮤니케이션이다

회사 = 커뮤니케이션 풀코스

입사 면접, 연봉 협상, 프로젝트 진행, 연말 평가, 심지어 퇴사까지.
모든 과정이 죄다, 하나도 빠짐없이 '커뮤니케이션'이다.

웃긴 게 뭔지 아는가.

80% 일하고도 100%처럼 포장할 수 있는 게 커뮤니케이션이고,
반대로 110% 일하고도 100%밖에 인정 못 받는 것도 커뮤니케이션 때문이다.

현실은 잔인하고 냉정하다.

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그럼 PM은, 뭐가 다를까?

PM의 커뮤니케이션은 특히 험난하다.
왜냐면, 권한도 없고, 직책도 애매한 팔로워 신분인데, 여러 이해관계자를 리딩해야 한다.

교통정리 아저씨..>~~

명함 한 장으로 사람들 교통정리하는, 일명 '교통정리 아저씨'가 되는 셈이다.

웃긴 건,

 

리딩하는 사람이 리더일을 잘하려면 "팀원들에게 당근이랑 채찍 적절히 주면 돼~" 라고 하곤하는데,
PM에겐....줄 당근도 채찍도 없다. 오히려 나보다 높은 직급자에게 부탁해야 한다.
(정신승리라도 없으면 못 버틴다 이건 진짜...)

 

권자경 튜터님의 경우도 고작 PM 3년 차에 12명짜리 프로젝트 리딩을 맡은 적이 있단다. 그떈 심지어 튜터님께서 막내이셨어서 여기저기...정말 많이 치이셨다고 한다. 

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입사 전 팀플 vs 회사 커뮤니케이션

"입사전에 팀플 많이 했으면 회사 적응도 쉽겠지?"
천만에.

팀플은 대부분 누구하나 뛰어난 사람이 없곤한다. 배경지식도 역량도 거의 다 비슷한 출발선이다.
그러나 회사에선? 내가 제일 멍충이다. 0.5인분도 제대로 못하는 무지한 상태로 입성한다.
거기다가 회사는 '승인' 없이는 아무것도 못한다.
그리고 실패하면? 그냥 끝이다.
(사이드 프로젝트와는 책임의 무게가 다르다.)

게다가 회사는 마케팅, 법무, QA까지 협업 범위가 수직 상승한다.
급여/평가/시스템 기반으로 사람들이 움직이기 때문에, 더 단단한 구조 속에서 살아야 한다.

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커뮤니케이션 오류, 왜 터질까?

1. 정보 차이
   다들 알고 있는 게 다르다. 연차도, 직무도, 배경도 다 다르다.
   그래서 서로 당연하다 생각하는 기반 지식이 달라 서로 "아니 이걸 왜 몰라? 상식이 없는거 아냐?" 하게 된다.
2. 목표 차이
   어떤 사람은 "최선의 결과를 내자! 진짜 잘해보자!"가 목표지만,
   어떤 사람은 "최대한 빨리 끝내자... 할일하고 집에나 빨리 가자"가 목표다.
   각자 보는 하늘이 다르면, 갈등은 반드시 생긴다.

결국, 정보를 맞추고, 목표를 맞추는 것이 커뮤니케이션의 핵심이다.

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커뮤니케이션의 세 가지 대원칙

1. 상대방 니즈 파악하기

상대방이 뭘 원하고, 뭘 기대하는지 먼저 생각해야 한다.
그냥 무턱대고 나불거리지 말고.
(프로젝트 기획할 때 유저 니즈 찾는 거랑 똑같다.)

2. 빌드업

결정 다 내려놓고 통보하지 말고,
미리미리 정보 공유해서 자연스럽게 동의하게 만들어야 한다.
밑밥 제대로 깔아야 한다는 거다.

3. 크로스 체크

내가 한 말, 상대가 진짜 이해했는지 꼭 확인해야 한다.

"혹시 제가 이해한 게 맞나요?"
"이걸 이렇게 이해하셨나요?"

 

구두로 한 건 문서로 남겨라. 아니면 100% 사고 난다.

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실전! 커뮤니케이션 상황별 팁

📢 보고(공유)

모든 이해관계자에게! 투명하게! 제때!
깜짝 발표하지 마라. 최종에 짠~ 들고오면 팀원들 기겁한다.

🙏 요청하기

• 갑자기 요청하지 마라. 사전 예고해라.
• 요청의 맥락 설명해라.
• 직군 맞춤 언어를 써라.
• 왜 해야 하는지 납득시켜라.
• 그리고, 요청 이해했는지 크로스 체크까지 해라.

🤝 요청받기

요청의 목적과 중요도를 먼저 파악해라.
'싫어요' 하지 말고, 가능하다면 대안 제시하면서 조율하자.

🎯 설득/협상

상대 니즈 먼저 파악.
상대가 "이득 본다"고 느껴야 움직인다.
무조건 빌드업. 갑자기 던지면 망한다.

📝 회의

• 쓸데없는 회의 하지 말기.
• 회의 목적, 산출물, 타임라인 명확히 하기.
• 회의록 필수! 액션아이템 명확히!

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마지막으로: 신입에게 필요한 커뮤니케이션은?

모르는 걸 아는 척하지 말고 솔직하게 말하기.
필요한 정보를 똑바로 요청하기.
온보딩, 인수인계 회의 요청 주저하지 말기.

"나 이거 모르겠어요, 이런 게 필요해요."
계속 귀찮게 해서라도, 빨리 배우는 게 살아남는 길이다.

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마무리

커뮤니케이션이란 결국,
상대방이 '내가 참여했다'고 느끼게 만드는 것이고,
상대방의 기준에 맞춰 이득을 주는 것이다.

어쩌면, 회사생활도 인생도, 전부 이 게임인지 모른다.
그러니까.
오늘도, 사람을 움직이는 말하기를 연습하자.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

직장인에게 커뮤니케이션을 pm이 아니어도 중요한데

 

회사생활 = 커뮤니케이션의 총집합

입사면접, 연봉협상, 프로젝트, 연말평가, 퇴사 모든 과정이 커뮤니케이션

 

-> 80을 일하고도 100을 일 한 것 처럼 보일 수 있는 반면 소통 역량이 떨어지면 110을 일하고도 100을 일한것 처럼 보이게 된다.

 

2. 그럼 PM의 커뮤니케이션은 다른 직무와 무엇이 다를까?

2-1직급은 팔로워지만 여러 이해관계자를 리딩해서 성과를 낸다(명확한권한이나 직책이 있는 것도 아니고 인사권도 없지만 교통정리해야함)

교통정리 아저씨..>~~

사람들을 이끌떄 당근과 채찍을 줘야한다고 하는데 내가 줄 당근도 채찍도 없음. 오히려 내가 팀장님을 상대해야하거나 직급이 높은 사람들 상대로 리딩을 해야하는 경우가 많음.

 

pm 3년차에 프로젝트 매니저 역할을 맡게된적이 있었는데(팀장님이 육성시키고 싶고, 여러 상황이 맞물려) 프로젝트에 관여하시는 주요 구성원만 12명, 서브 구성원 4,5명 이랬는데 pm 이 막상 막내인 경우도 있다. (권자경 튜터님 실제 경험)

 

2-2직무가 다른 이해관계자들(개발자, 디자이너)과 협업해야한다.

2-3 팀워크를 통해 성과를 내야한다.-> 결과에 대한 책임감이 더 크다.

 

 

3.팀활동vs 회사에서의 커뮤니케이션 차이점은 무엇일까?

팀활동이 커뮤니케이션 역량에 도움이 될까?

회사에서는 말했던 것처럼 회사에 들어가면 내가 제일 지식이 없는데, 팀활동에선 비슷한 출발선상에서 시작하고 한명이 연차가 부족하다는 느낌이 없는데 회사에 들어가면 그 조직에서 일을 가장 못하는 사람이 내가 된다.

 

회사같은 경우는 승인과정이 필요. 팀에선 같이 논의하고 결정

실패의 리스크 에서도 회사에선 실패하면 떠나야하는 책임이 막중한데 팀에선 이슈있어도 실제로 그런 손실로 이어지지 않아 책임 적음. 업무 히스토리가 팀활동은 없는데, 이걸 많이 아는 것 자체가 pm의 역량임, 히스토ㅇ리를 익히는데 시간이 되게 오래걸림.

사이드 프로젝트를 해도 개발자, 디자이너, pm 정도가 대부분인데 회사에선 마케팅 법무 qa등 엄청 가양

 

회사는 급여/평가/시스템 기반으로 팀원들의 역량이 보장되어있어서 협업이 좀 더 안정적으로 이루어진다.

처음부터 프로젝트 리딩 기회가 거의 없음. 팀활동에서의 시행착오나 실제 회사에서의 실수를 줄여줌. 팀활동에서 주도적인 경험을 많이 경험해서 커뮤니케이션 상황에서 내 특유의 실수나 내 특징을 미리 익혀두기

 

5. 커뮤니케이션 오류는 왜 생길까?

5-1 각자 알고있는 정보가 다르다(회사에서 주로 일어남)

연차가 다르고, 부서/직무도 다르고/ 이력도 다르다.

많이 아는 사람이라고 해서 커뮤니케이션을 잘하는 것도 아니다. "당연한건데 이걸 왜 몰라? 기초상식이 부족한거 아냐?"

 

5-2 각자 원하는 목표 수준이 다르다.

-팀플을 잘하고 싶은데 크게 욕심이 없는 사람이면 달라진다.

-문서화를 중요하게 생각하는데 문서는 대충하고 결과물이 중요해 면 또 다름

-목표가 다를때. 프로젝트 안에선 같은 목표를 또 바라봐야하는데 갈등이 빚어짐.

 

이 두개를 만드는게 커뮤니케이션 읜전부라봐야함

 

6. 커뮤니케이션의 원칙

what 상대방의 니즈 파악

상대방이 어떻게 생각할지를 생각보다 많은 사람이 고려를 안함. 

상대방이 어떻게 생각할지 무엇을 원하는지를 먼저 파악 :프로젝트 기획시 유저니즈 파악하는 거랑 또 비슷

 

 

-> 상대방이 필요하다 느끼면 자연스럽게 움직임(십시일밥 사례 준비-면접 대답)

 

하우-> 

상대방의 기준에 맞춰라

새발자는 어떤 기준으로 우선순위를 정할까

나에게 왜 이런 업무를 줬을까? 어떤걸 원할까?

경영진이 원하는 건 매충 증대인데 이걸 어떻게 연결 할 수 있을까?

 

상대방이 듣고 싶은 방식으로 이야기해라

팀장님 매일 바쁘시던데 결론부터 알고싶지 않을까?

-> 이타적이여라가 아니라 이기적이기 위해서다

 

 

2. 빌드업.

결정을 통보하는 것이아니라(다 결정된거 말하지 말고 미리미리 사전에 공유하고 알려줘라)

적절한 시점에 정보를 제대로 공유하지 않더나 나한테만 당연한게 되어서 사전에 잘 공유를 하고 미리미리 자연스럽게 동의를 하게 만드는 과정이다. 사다리를 하나하나 차근차근 오르듯이.

 

빌드업을 하면 좋은점. 

사람들이 미리 알고 준비할수있음(소위 밑밥)

그 부서에 갑자기 장황한 요청사항을 가져가는 것보다-> 일단 저희가 요청사항이 정돈되지는 않았는데 이 시기즘 되면 이런 종류의 요청사항이 들어갈 것이다. 식으로 상대방이 마음의 준비를 할 수 있게끔 빌드업 쌓기.

"아직 확정은 아닌데 다음주에 결정 날것같다. 결정이 나면 결정 나는 회의 전날 이런 과제에 대해 회의에서 이야기할건데 사전에 혹시 전달주실 내용이 있냐."

->그런 이제 결정난 사항에대해 빠르게 논의가 가능해진다.

 

사전공유가 진짜 너무너무 중요하다.

사람들은 내가 기여했다, 참여했다. 의견을 냈다고 느낄때 적극적으로 참여하게 된다. 

 

 

 

- 커뮤니케이션을 차라리 오버 커뮤니케이션이 낫다.

 

3. 크로스 체크

내가 전달한 정보를 상대가 잘 받아들였는지 확인하는 과정

 

왜?

서로 다르게 이해한지 모르고 업무를 진행. 

다시 논의하느라 시간, 리소스 낭비

-> 일정 품질 문제가 생김 + 생산성 낭비

상대가 이해했는지까지 확인

내가 말한 내용은 상대가 잘 이해했을거라 생각하는 거 ㄴ99% 착각이다. 내 말에 집중도 안하고 생각보다 내말 안듣고 딴생각함

하우 : 크로스 체크 하는 방법

서로 이해한 내용을 확인

"말씀해주신 내용을 저는 이해했는데 맞을까요?

"지금 이해하신 내용을설명해주실수있을까요?"

구두로 확인한건 진짜 문서로 남겨라. 내가 언제 그랬어?가 된다.

 

여기까지 상대방 니즈 확잊, 중간 점검, 내용공유, 빌드업 크로스체크

 

7. 자주마주치는 커뮤니케시엿 상황은?

보고(공유)

일에 관련된 모든 사람들에게 적절한 사람에게 적절한 시점에 적절한 정보를 공유. 

특정인한테만 공유하지 말고 이 프로젝트의 모든 사람이 이 정보를 나와 동일한 진행상황, 배경지식으로 알 수 있도록. 

회사들어가면 가장 많이 하는 신입들의 실수가 깜짝 서프라이즈 파티하듯 중간에 물어보기 좀 그렇다고 공유해서 의견 구하기 그렇다고 최선을 다해서 최선을 다해서 하면 너무 황당해하심. 최종 보고때 짠하고 들고가지 마라 ㅋㅋㅋ

 

요청하기

1.갑자기 요청하지말고 언제쯤 요청이 들어갈거라 미리 공유

2. 요청의 맥락 설명하기

3. 각직군의 언어로 이해할 수 있게 말하기

4. 상대방이 '왜 해야하는지 ' 느낄 수 있겧 말하기-> 근데 나 조차고 이거 왜 모를때 있음. 그래도 이해할 수있게 말하기

요청 내용 이해했는지 크로ㅋ슼체스

요청 받기

요청 자체보다 이 요청이 왜 나왔는지 파악하기

2. 이 요청이 얼마나 중요하고 긴급한지 파악하고 수락하기

3. 요청 내용과 내가 일치한게 맞늕 크로스 체크하기

4. 노를 말하기 보다는 대안이나 이유 함께 체시 

 

설득 협상

상대망의 니즈 먼저 이해(목표, 우선순위, 걱정부분)-> 연봉협상등도 다 마찬가지(할수있다는 니즈 파악하고 합당하다 느끼게끔)

상대방이 "이득을 본다" 고 느끼게 만들어야한다.

갑자기 말고 빌드업이나 공감대 형성

예씨) 개발자, 디자이너와 과제 우선순위일정에 대한 협상

개발자 디자인어와 과제 구현방식에 대한 협상

 

회의

1. 회의 필요성 검토

필요하지 않은 회의 생략

이메일,슬렉등 문서로 해결가능한 부분은 회의 진행하지않음

(진짜 중요한 원띵에 집중할 수 있게끔 불필요한 회의를 하지말고, 그러기 위해 사전 공유상황 싱크 맞추고 문서화 똑바록하기)

회의가 필요한지에 ㄷ한 결정

 

-> 의무적 회의 금지

 

2. 회의전

-회의의 몾적 및 침석 인원정리

이 회의를 통해 얻을 산출물 정리

주요 참석자등

의사결정자 가 필요한 경우 참여요정

 

- 회의 참석전 필요한 내용 공유

의의 참석전까지 확인해야하는 내용 공유

회의 참석전까지 준비해야하는 내용 공유

타임키퍼- 예상 회으 시간 공유하기(한사람한테 발언 몰리지않도록, 아젠다가 하나에 몰리지않게끔)

 

3회의 후

-회의 시작떄, 전빤적인 네용 공유

회의 목적, 회의 진행 순서, 회의를 통한 아웃품 정리

회의를 시작하는 단계에서 모두 동일하게 아젠다를 인지하고 있는지 확인하기

 

-논의가 산으로 가지 않도록 흐름 유지

논점에서 벗어난 내용은 별도 회의에서 진행

 

-크로스 체크 통해 오해없이 중간 정리

서로 사용하는 용어가 동일한지 재정의

지금까지 논의한 내용이 정리하면 이렇게 되는 게 맞을까요?

혹시 다른 의견이 있더나 추가로 고려햐야할점이 있을까요?

 

4. 회의종류

-회의 직후 해야하는 업무 인지시키기

회의록 공유(크로스체크)

액션아이템(인사이트)문제를 명확히하고 팔로우할 담당자가 뭔지. 

 

질문

상사의 입장에서 신입이 입사했을때 가장 중요한 커뮤니케이션 역량들이 무엇이라고 생각하나시나요? 

지금 내가 모르는 거 똑바로 말하고 내가 업무를 잘하기 위해 필요한게 뭔지. 

우리팀에서 나한테 온보딩 회의나 인수인계 회의 없이 있을떄 나혼자 왜 나는 인수인계 회의 안해주지..? 하지말고

"내가 이러이러한 어려움이 있는데 이런 업무를 위해서 공유해주시는 시가닝 좀 있으시면 제가 업무 하는데 도움이 될거같다"는 의견을 눈치보지말고 다 말하기. 모르는거 아는 척하지 말고 계속 말하고 요청하고 한번에 제대로 귀찮게 하고 최대한 빠르게 알아듣기. 

 

나만의 원칙을 세우고, "통보하면 발끈한다 그니까 중간보고를 명확히 한다." 가 권자경 투터님의 원칙이라는데 하면서 원칙을 만들어라. 3년차 까지는 어렵다 느끼는데 그 이후부터는 그 프로덕트에 대한 전략을 짜는 것의 난이도가 올라감.